Was ich oft erlebe: Viel zu viele Verkäufer leben ganz ohne effektiv strukturierten Arbeitsalltag. Das habe ich auch vor Kurzem im Rahmen einer Trainingsmaßnahme erlebt, bei der ich einen Verkäufer im Außendienst begleitete. Schauen wir uns an diesem Beispiel an, wie Sie Ihren Tag effektiver planen!

Wer seinen Tag planen will, sollte auch die Fahrten im Blick behalten!

Da der erste Kundentermin im unmittelbaren Umkreis der Zentrale stattfinden sollte, trafen wir uns zunächst um 09.00 Uhr in seinem Büro. Um 10.00 Uhr machten wir uns dann gemeinsam auf den Weg zum Kunden: Der Gesprächsverlauf gestaltete sich sehr harmonisch. Wir kannten uns bereits und das Gespräch drehte sich primär um die dreimonatige Vertragsverlängerung eines IT-Mitarbeiters, der bereits seit sechs Monaten beim Kunden im Einsatz war.

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Für den Folgetermin, der für 12.00 Uhr angesetzt war, ging es von Hamburg nach Bremen. Hierbei sollte es sich um einen Neukunden handeln. Wer die Verkehrslage dieser Strecke kennt, der weiß, dass die Zeitplanung dafür sehr optimistisch geschätzt ist.

Bereits der erste Stau vor dem Elbtunnel sorgte dafür, dass wir den Termin nicht mehr einhalten konnten. Wir hatten jedoch Glück im Unglück, denn auf halber Strecke meldete sich der Kunde mit dem Wunsch, den Termin kurzfristig zu verschieben.

Somit waren wir für das nächste Meeting wieder im Zeitplan, denn der darauffolgende Termin sollte erst um 15.30 Uhr in Delmenhorst stattfinden.

War das wirklich nötig? Zum Tag planen gehört auch, Zeitfenster besser zu nutzen

Zunächst gestaltete sich der Kundendialog nicht wie erhofft, denn dieser war mit dem eingesetzten Personal nicht zufrieden. So einigten wir uns auf einen Folgetermin, bei dem als Alternative ein neuer Mitarbeiter vorgestellt werden sollte.

Ergebnis dieses Tages: ob die persönlichen Treffen nötig gewesen wären, oder ob diese Termine ebenso am Telefon hätten stattfinden können, lässt sich diskutieren. Für mich gibt es da kein generelles richtig oder falsch. Bei einem Nachfolgegeschäft ist ein persönliches Gespräch sicher von Vorteil, ein kurzes Telefonat hätte jedoch sicher ebenfalls ausgereicht. Dass ein Termin vom Kunden kurzfristig verschoben wird, kann natürlich auch passieren. Sollte der verschobene Termin allerdings der einzige Neukundentermin an dem Tag sein, ergibt sich dadurch ein unnötig geblocktes Zeitfenster, das besser genutzt werden könnte.

Wie sieht es mit Ihrer Effizienz aus?

Die Tourenplanung war eine einzige Katastrophe. Die Effizienz dieses Tages war für einen Außendienst klar unter „wesentlich zu gering“ zu verbuchen.

Nun werden Sie denken, das sei doch ein Sonderfall! Doch Hand aufs Herz, wie steht es mit Ihrer Effektivität im Außendienst? Wie planen Sie Ihren Tag?

Wie viele Kunden Sie in der Woche besuchen, wissen Sie natürlich. Quoten müssen schließlich erfüllt werden! Doch welche Kunden werden besucht? Sind es tatsächlich die Kunden mit hohem Potenzial, die auch in der Zukunft gute Margen versprechen oder sind es eher die Kaffeebesuche bei den guten alten Stammkunden, die man schon seit Jahren besucht und bei denen der Umsatz stagniert oder gar rückläufig ist?

Wie gesagt, nichts gegen Besuche, die der Kundenbindung dienen. Diese sollten jedoch gezielt eingesetzt werden und nicht der Quotenerfüllung dienen.

Häufig steuern unsere Gewohnheiten die Art und Weise, wie wir durch den Tag kommen und ihn planen. Somit empfiehlt es sich, unnötige Gewohnheiten zu optimieren oder besser ganz abzustellen, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu erhalten:

Gerade als Verkäufer sollten wir den Tag bewusst und kritisch planen

Nur so können wir feststellen, ob sich Momente und Tätigkeiten in unseren Tag einschleichen, die keinen Umsatz versprechen. In dem oben benannten Beispiel stellten wir im gemeinsamen Gespräch fest, dass der Teilnehmer täglich gerade einmal knapp eine Stunde in Verkaufsgesprächen aktiv war.

Der Rest des Tages verlor sich in

  • Telefonkonferenzen (Hörspiel) und in ineffizienten Meetings
  • viel Fahrzeit und einer ineffizienten Routenplanung
  • unnötigen Kundenbesuchen
  • administrativen Tätigkeiten
  • übertriebener Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen
  • aufgeblähten Rückruflisten und frühzeitig erstellten Angeboten

Dabei zeichnet sich unsere Tätigkeit doch durch Verkauf aus, nicht wahr?

Also die Zeit, bei der wir als Verkäufer aktiv mit Kunden oder Interessenten in Kontakt stehen. Einige Beispiele dafür sind das persönliche Kundengespräch, die Telefonakquise oder weitere Aktivitäten auf Messen oder Kundenveranstaltungen.

Hierzu benötigen wir ein effektives Zeitmanagement, eine genaue Planung von Akquise-Telefonaten, Messen, Kundenterminen (inkl. Routenplanung und Zielsetzung in den Gesprächen) u.v.m.

Wenn Sie mehr über die Zielsetzung über die Weiterentwicklung Ihrer eigenen Kompetenzen sowie die Verbesserung Ihres Zeitmanagements erfahren möchten, dann kommen Sie zu unserm Ziele-Tag. Think BIG or go HOME – Ihr Fahrplan für große Ziele mit Martin Limbeck.