Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, alle weiteren Formalien sind geklärt und der Starttermin ist fixiert: Für viele Unternehmen ist die „Mission neuer Mitarbeiter“ damit erfolgreich beendet. Wer jedoch ernsthaft glaubt, nun entspannt die Hände in den Schoss legen zu können und den neuen Mitarbeiter einfach „mal machen“ zu lassen, liegt total daneben. Wussten Sie, dass eines von fünf neuen Teammitgliedern das Unternehmen in den ersten 45 Tagen nach Stellenantritt wieder verlässt? Hauptursache dafür sind neben falschen Erwartungen vor allem mangelnde Einarbeitung und ein Onboarding, das den Namen nicht verdient hat. Wie Sie das verhindern und stattdessen dafür sorgen, dass aus dem neuen Arbeitsverhältnis eine langfristige Zusammenarbeit wird, erfahren Sie in diesem Beitrag.

SYSTEMATISCHES ONBOARDING IST DIE BASIS ERFOLGREICHER ZUSAMMENARBEIT

Sagt Ihnen der Name Mario Götze etwas? Bei allen Fußballbegeisterten wird es sofort klingeln – und vermutlich auch bei denen, die sich nur rudimentär dafür interessieren. Ich meine genau den Mario Götze, der im WM-Finale 2014 Deutschland gegen Argentinien mit einem Traumtor in der Verlängerung zum ersehnten Titel schoss. Und eben auch den Mario Götze, um den es danach eher ruhig wurde. Dortmund, Bayern München, Eindhoven … so richtig gepasst hat er nirgends. Eintracht-Frankfurt-Trainer Glasner war sich jedoch sicher: Götze und die Adler – das ist eine Kombi, die funktioniert. Wie es kommt, dass der 30-Jährige jetzt gewissermaßen seinen zweiten Frühling erlebt? Weil das Onboarding gestimmt hat! Einen neuen Spieler stellst du nicht einfach auf den Platz, gibst ihm einen Ball und lässt ihn loslaufen. Stattdessen gilt es, durch Trainingseinheiten Neuzugänge ins Mannschaftsgefüge einzugliedern, sie mit ihren Aufgaben und Rollenfunktionen vertraut zu machen und an ihren Verein zu binden. Ein Prozess, der im Fußball gang und gebe ist – in der freien Wirtschaft von vielen Unternehmen jedoch allzu oft vernachlässigt wird.

DIE HÄUFIGSTEN FEHLER IM ONBOARDING PROZESS

Natürlich kann es passieren, dass es einfach nicht passt. Auch wir bei der Limbeck Group sind davor nicht gefeit. Ich erinnere mich beispielsweise noch gut an einen jungen Mann, der nach nicht einmal vier Wochen seine Kündigung eingereicht hat, weil er sich mit unseren Strukturen und Prozessen nicht wohlfühlte und lieber wieder in einem Konzern arbeiten wollte. Sowas ist ärgerlich, denn als Arbeitgeber bedeutet das für dich, dass du dich ein weiteres Mal auf Talentsuche begeben musst. Eine Stelle neu zu besetzen, ist grob über den Daumen gepeilt mit einer Investition von ca. 30 Prozent des Jahresgehalts dieser Position gleichzusetzen. Auf der anderen Seite bin ich jedoch in so einem Fall auch froh über die Probezeit und dass es so gekommen ist. Denn ein Mitarbeiter, der sich nicht wirklich wohlfühlt im Unternehmen, wird mit großer Wahrscheinlichkeit auch nicht zu Höchstleistung auflaufen.

Davon abgesehen gibt es jedoch auch zahlreiche Fauxpas auf Unternehmensseite, die dazu führen können, dass neue Mitarbeiter schon im Onboarding Prozess das Weite suchen. Die häufigsten Fehler sind unter anderem:

• Keine Kommunikation: Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, bis zum ersten Arbeitstag sind es noch vier Wochen – und es herrscht das Schweigen im Walde? Bitte nicht. Nutzen Sie diese Zeit, halten Sie Kontakt und signalisieren Sie so: „Wir freuen uns darauf, Sie in unserem Team zu haben!“ Wenn in dieser Zeit ein Sommerfest, eine Firmenfeier oder ähnliches ansteht – laden Sie den neuen Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin ein, dabei zu sein und schon mal erste Kontakte zu knüpfen.

• Kein vorbereiteter Arbeitsplatz: „Huch, da sind Sie ja schon! Setzen Sie sich erst mal hier hin …“ Für sowas habe ich kein Verständnis. Ein neuer Mitarbeiter fängt niemals aus heiterem Himmel in Ihrem Unternehmen an, ein Arbeitsplatz ist daher das Mindeste, was vorbereitet sein sollte. Der PC sollte eingerichtet sein, das Telefon funktionieren, Anschluss an Drucker und CRM sowie der Zugang zu internen Kommunikationstools und Plattformen wie Microsoft Teams, Asana, Slack und Co. gegeben sein.

• Mangelnde Organisation: „Ich muss jetzt in einen dringenden Termin … Schauen Sie sich doch erst mal unsere Image-Broschüre an. Vielleicht kann Ihnen Herr Schneider später den Aufbau des CRM erklären …“ Es heißt nicht umsonst, dass es für den ersten Eindruck keine zweite Chance gibt. Wer neue Mitarbeiter die ersten Tage planlos herumsitzen lässt und sie ohne jeglichen Onboarding-Plan von einem Kollegen zum nächsten schiebt, braucht sich nicht zu wundern, wenn der oder die Neue an den Unternehmensstrukturen zu zweifeln beginnt und sich fragt: Läuft das hier wohlmöglich immer so chaotisch ab?

• Fehlendes Feedback: Nicht jeder Mitarbeiter ist von sich aus so extrovertiert, dass er oder sie das direkte Gespräch sucht. Mein Tipp für Sie: Nehmen Sie sich in der ersten Woche Zeit für ein tägliches Abschlussgespräch. So bekommen nicht nur Sie als Führungskraft ein besseres Gespür für den neuen Mitarbeiter, sondern geben ihm oder ihr auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen und zu reflektieren, wo es aktuell noch Herausforderungen oder möglicherweise Defizite gibt. 

• Unklare Ziele und Erwartungen: „Keine Ahnung, woran ich bin. Das werde ich wohl erst nach drei Monaten wissen …“ Wer seine Mitarbeiter einfach machen lässt und sich dann am Ende der Probezeit über fehlende Leistungen beklagt, hat es wirklich nicht verstanden. Beide Seiten profitieren davon, wenn Sie von Anfang an klar definieren und kommunizieren, was Sie von Ihrem neuen Mitarbeiter erwarten. Mein erklärtes Motto: fordern und fördern. Hier kann es helfen, konkrete Ziele zu definieren, was er oder sie beispielsweise nach einem Monat im Unternehmen getan, gelernt und erreicht haben sollte. Sollte Ihr neues Teammitglied hinter den Erwartungen zurückbleiben, ist dann immer noch ausreichend Zeit, um nachzubessern.

Damit Sie nicht in die gleichen Fettnäpfchen treten, haben wir für Sie die wichtigsten Onboarding-To-Dos in einer Checkliste zusammengefasst:

>>> Jetzt Onboarding-Checkliste runterladen

DREI PHASEN: SO LANGE DAUERT DER OPTIMALE ONBOARDING PROZESS

An dieser Stelle ist es höchste Zeit, mit einem weit geläufigen Vorurteil aufzuräumen: Onboarding meint eben nicht nur „Einarbeitung“, sondern viel mehr. Es geht darum, das neue Teammitglied „an Bord zu holen“, also zu einem voll einsatzfähigen Mitglied der Crew zu machen. Dazu gehört, ihn oder sie möglichst schnell mit den Aufgaben vertraut zu machen, indem Sie das nötige Wissen vermitteln und alle nötigen Tools zur Verfügung stellen. Und sowas funktioniert, alle guten Vorsätze in Ehren, nicht an einem einzigen Tag. Damit Ihnen nicht die Puste ausgeht oder Sie den Überblick verlieren, ist es ratsam, das Onboarding in insgesamt drei Phasen aufzuteilen:

• Vorbereitungsphase:Sie beginnt nach der Zusage und endet am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. In dieser Phase geht es darum, den Start für Ihr neues Teammitglied bestmöglich vorzubereiten. Dies ist der richtige Zeitpunkt, um alle organisatorischen Vorbereitungen zu treffen – muss beispielsweise noch ein neuer Laptop bestellt werden, ein Diensthandy, ggf. ein Dienstwagen? Braucht der Mitarbeiter eine Schlüsselkarte, um ins Gebäude zu kommen oder auf den Parkplatz des Firmengeländes? Auch wenn es Kleinigkeiten sind, sie summieren sich. Was in dieser Phase ebenfalls wichtig ist: Beziehen Sie das gesamte Team ein. Es sollten nicht nur alle wissen, wann der oder die Neue anfängt – sondern auch Aufgaben im Rahmen des Onboardings übernehmen. Ein Kollege wird beispielsweise durchs Gebäude führen, ein anderer erklärt die Serverstruktur und so weiter.

• Orientierungsphase:Sie beginnt mit dem ersten Tag und dauert grob die ersten zwei bis drei Monate. Der neue Mitarbeiter lernt das Unternehmen und Kollegen innerhalb wie außerhalb seiner Abteilung kennen, arbeitet sich in die wichtigsten Tools und Aufgabenbereiche ein und beginnt, mehr und mehr selbstständig zu arbeiten.

• Integrationsphase: Diese letzte Phase kann zwischen sechs und zwölf Monate dauern. Ziel ist, dass das neue Teammitglied voll integriert ist und Aufgaben und Projekte selbstständig bearbeitet. Wichtig ist, dass Sie nicht nur ein Auge auf die fachliche Integration haben, sondern auch soziale und kulturelle Faktoren betrachten – wird der neue Kollege bzw. die neue Kollegin als vollwertiges Mitglied des Teams geschätzt, identifiziert er oder sie sich mit dem Unternehmen?

VIER TIPPS FÜR DEN OPTIMALEN ONBOARDING PROZESS IM VERTRIEB

Onboarding ist gleich Onboarding? Nicht ganz. Aus diesem Grund möchte ich noch einen Blick darauf werfen, was konkret den Onboarding Prozess im Vertrieb auszeichnet. Entscheidend ist hier neben dem allgemeinen Einfinden ins Unternehmen, dass der neue Mitarbeiter den Vertriebsprozess kennenlernt und versteht, also von der Akquise bis hin zum Abschluss. Um selbst erfolgreich verkaufen zu können, müssen neue Mitglieder im Salesteam die Positionierung Ihres Unternehmens bis ins kleinste Detail kennen, die Bedürfnisse der Zielgruppe – und natürlich auch die Verkaufsargumente, die Ihre Produkte oder Ihre Dienstleistungen ausmachen.

1. Branding:Verkaufen heißt verkaufen? Auch wenn das mein Leitsatz ist, bin ich überzeugt davon, dass du am besten die Dinge verkaufst, hinter denen du mit jeder Faser deines Herzens stehst. Aus diesem Grund sollten Sie sich die Zeit nehmen, neuen Vertriebsmitarbeitern die Unternehmensgeschichte und Produkthistorie nahezubringen, ebenso wie die Werte Ihres Unternehmens. Diese Hintergründe sind entscheidend, um eine Verbindung zu Ihrer Marke aufzubauen und diese auch überzeugend nach außen zum Kunden zu tragen.

2. Klare Richtlinien für die Kundenkommunikation:Von der Begrüßung am Telefon über das passende Wording in E-Mails und natürlich bis zur Einwandbehandlung und Nutzenargumentation am Telefon – jedes Unternehmen hat da im Vertrieb sein ganz spezielles Wording. Damit neue Mitarbeiter bestmöglich „reinkommen“, sollten Sie Vorlagen und Telefonskripte erstellen. Wir arbeiten beispielsweise mitMEIK®, einem digitalen Telefonleitfaden, mit dem neue Verkäufer schnell erste Erfolge feiern und sich auch selbst eigene Leitfäden erstellen können.

3. Standardprozesse definieren:Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Datenbank irgendwann einem unübersichtlichen, trüben Hafenbecken gleicht, hilft nur eines: Ordnung, und zwar von Anfang an. Neue Mitarbeiter bekommen bei uns neben individuellen Einarbeitungen zu den einzelnen Themen auch Checklisten an die Hand, damit sie von Anfang an lernen, neue Kunden richtig im CRM anzulegen, Angebote CI-konform zu erstellen und so weiter.

4. Schulungen: Beim Onboarding im Vertrieb geht es darum, neue Verkäufer schnell mit ihren Aufgaben vertraut zu machen. Sie müssen Produkte und Dienstleistungen kennenlernen – und mit welchen Argumenten sie diese bestmöglich verkaufen. Ein klarer Schulungsplan während der Onboarding Phase hilft Mitarbeitern, sich das nötige Wissen schnell draufzuschaffen. Im Vertrieb durchlaufen alle Teammitglieder bei uns die Martin Limbeck Online Academy® und lernen KI-basiert mit Hilfe von Videos, Audios, Übungsbüchern und Wissensabfragen, wie sie Kunden bestmöglich durch das Verkaufsgespräch begleiten. 

EINARBEITUNG NEUER MITARBEITER IST WIE FAHRRADFAHREN

Einen neuen Mitarbeiter schrittweise an seine Aufgaben heranzuführen, ist in etwa so, als würden Sie Ihrem Kind das Fahrradfahren beibringen: Am Anfang zeigen Sie ihm, wie es in die Pedale treten und das Lenkrad halten muss, um voranzukommen. Wenn Sie Stützräder montiert haben, bekommt es langsam ein Gefühl dafür, wie es ist, tatsächlich selbstständig zu fahren. Sind die Stützräder abmontiert, halten Sie das Kind im Sattel, während es langsam lernt, das Gleichgewicht zu halten. Dann macht es erste Runden auf dem Parkplatz vor dem Haus, später unter Ihrer Aufsicht auf der Straße. Allein zum Spielplatz fährt es jedoch erst dann, wenn Sie den Eindruck haben, dass es wirklich sicher im Sattel sitzt. Und genauso sollte auch im übertragenen Sinne der Onboarding Prozess in Ihrem Unternehmen ablaufen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Glück auf!

Ihr Martin Limbeck

WAS KOSTET DIE EINARBEITUNG NEUER MITARBEITER?

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kostet es Sie rund das sechs- bis neunfache Monatsgehalt dieser Stelle, um einen neuen Mitarbeiter für diese Position zu finden und ihn einzuarbeiten.

WER IST FÜR DAS ONBOARDING NEUER MITARBEITER ZUSTÄNDIG?

Idealerweise bringt sich nicht nur die Führungskraft, sondern das gesamte Team ein und unterstützt das Onboarding durch die Übernahme verschiedener Einarbeitungsaufgaben. Als Führungskraft fokussieren Sie sich vor allem auf die Kommunikation von Zielen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Mit anderen Worten: Sie geben die Leitplanken für die Autobahn vor, auf der Ihr neuer Mitarbeiter richtig Gas geben kann.

WIE LANGE DAUERT DAS ONBOARDING NEUER MITARBEITER?

Onboarding meint nicht nur den ersten Tag in einem neuen Unternehmen, sondern erstreckt sich idealerweise vom Zeitpunkt der Vertragsunterschrift bis ca. 6-12 Monate nach dem Arbeitsbeginn im neuen Job.

WIE KANN DAS ONBOARDING NEUER MITARBEITER OPTIMAL GESTALTET WERDEN?

Beim Onboarding gilt, wie bei so vielen Dingen: Gute geplant ist schon halb gewonnen! Um neue Mitarbeiter bestmöglich ins Unternehmen zu integrieren, hilft die Erstellung eines Onboarding-Plans. Planen Sie anschließend gemeinsam mit dem Team, wer welche Aufgaben übernimmt und machen Sie einen Kollegen zum Mentor, damit der neue Mitarbeiter jederzeit einen Ansprechpartner zur Seite stehen hat.