„Nächste Woche haben wir wieder Mitarbeitergespräche … Ich wünschte, das hätte ich schon hinter mir …“ Kommt Ihnen das bekannt vor? Beim Team sind Mitarbeitergespräche meist nicht sonderlich beliebt. Auch viele Unternehmer würden sich gerne davor drücken, weil sie sich unsicher sind, was sie dabei sagen sollen. Schade, denn für sich betrachtet sind Mitarbeitergespräche nach wie vor eines der wichtigsten Führungsinstrumente. Vorausgesetzt natürlich, Sie ringen nicht nur um Worte und tauschen Nettigkeiten aus, sondern kommen wirklich zur Sache. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Darum sind Mitarbeitergespräche so wichtig

„Mitarbeitergespräche?“ Sowas altmodisches gibt es bei uns nicht mehr. Wir sehen uns doch eh jeden Tag in Zoom-Meetings und schreiben WhatsApp …“ Sowas höre ich auch immer öfter von Führungskräften, allerdings kann ich diese Sichtweise nicht nachvollziehen. Klar bin ich auch ständig im Austausch mit meinem Team. Doch für mich ist es etwas anderes, ob ich kurz mit einem Kollegen über ein Projekt spreche, etwas über den aktuellen Stand einer Aufgabe wissen möchte oder ähnliches – oder ob ich wirklich mal eine halbe Stunde oder Stunde mit dem Mitarbeiter zusammensitze. Hier kannst du ganz konzentriert bestimmte Punkte besprechen und abarbeiten und erreichst dadurch eine Tiefe, die ein allgemeines Gespräch zwischen Tür und Angel sicher nicht hat.

Das bedeutet natürlich nicht, dass es bei Mitarbeitergesprächen nur um fachliche Inhalte gehen muss. Ich finde sie wichtig, um Zielvereinbarungen zu treffen, gemeinsam mit dem Mitarbeiter abzustecken, wohin die Reise gehen soll und wie ich ihn oder sie bei der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung bei uns unterstützen kann. Doch darüber hinaus gibt es auch immer mal Themen, die im Tagesgeschäft mehr oder weniger untergehen und erst zur Sprache kommen, wenn Sie mit dem Mitarbeiter in Ruhe an einem Tisch sitzen. Zumindest in größeren Unternehmen, bei uns in der Limbeck Group habe ich den Eindruck, dass wir durch unseren familiären Umgang doch sehr nah an den Mitarbeitern dran sind. Ich denke hier an Themen wie einen geplanten Umzug, die Suche nach einem Haus, vielleicht hat der Partner oder die Partnerin gerade den Job gewechselt oder Ihr Teammitglied befasst sich mit einer spannenden neuen Software, deren Einsatz auch in Ihrem Unternehmen Sinn machen würde … All das sind wichtige Informationen, die sich auf die Arbeit Ihres Mitarbeiter auswirken können.

Fünf Tipps, wie Sie Mitarbeitergespräche gut vorbereiten

Hand aufs Herz: Wie oft führen Sie Mitarbeitergespräche? Natürlich hängt das auch von der Größe Ihres Unternehmens ab. Einmal im Jahr halte ich tendenziell für zu wenig, allerdings ist es natürlich auch ein logistischer Aufwand, wenn Sie mehrere hundert Mitarbeiter haben. Wir fahren gut mit zwei Gesprächen jährlich, direkt im Januar und dann nochmal im Juni oder Juli. So wissen alle im Team auch, dass bald wieder ein „Performance Dialog“ stattfindet – so nennen wir Mitarbeitergespräche – und verfallen nicht direkt in Panik, wenn sie eine Gesprächseinladung erhalten.

Auch zwei Gespräche pro Jahr können Sie sich jedoch sparen, wenn Sie einfach nur reingehen, Ihr Gegenüber nach dem Befinden fragen und ein bisschen über die Lage im aktuellen Projekt sprechen. Das ist kein Mitarbeitergespräch. Nur mit einer guten Vorbereitung können Sie sicherstellen, dass das Gespräch auch wirklich effektiv und zielführend verläuft, damit Sie und Ihr Mitarbeiter beide mit einem guten Gefühl aus der Sache rausgehen.

Dabei kommt es in meinen Augen besonders auf die folgenden fünf Punkte an:

1. Definieren Sie das Ziel des Gesprächs: Schon deutlich vor dem Gespräch sollten Sie sich selbst – also ohne Ihren Gesprächspartner – darüber im Klaren sein, welches Ziel Sie mit dem Gespräch verfolgen. Möchten Sie beispielsweise Feedback geben oder Herausforderungen in der Zusammenarbeit ansprechen? Welches Ergebnis soll dabei herauskommen?
2. Sammeln Sie Informationen: Um das Gespräch erfolgreich zu gestalten, sollten Sie sich im Vorfeld über den Mitarbeiter informieren. Lesen Sie zum Beispiel seine Arbeitsunterlagen oder schauen Sie sich seine Leistungen an. Bei Bedarf fragen Sie vorher seine direkten Vorgesetzten. So können Sie gezielt auf Stärken und Schwächen eingehen.
3. Bereiten Sie sich auf mögliche Fragen vor: Es kann durchaus vorkommen, dass der Mitarbeiter Fragen stellt oder Kritik äußert. Überlegen Sie sich daher schon vorab, welche Fragen auf Sie zukommen könnten und was Sie darauf antworten.
4. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre: Ein Mitarbeitergespräch sollte in einer entspannten Atmosphäre stattfinden. Sorgen Sie daher für eine ruhige Umgebung und nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch. Führen Sie auf keinen Fall Mitarbeitergespräche zwischen Tür und Angel. Allerdings sollten Sie die Atmosphäre auch nicht überinszenieren – peinliches Schweigen beim Warten auf den Kaffee sollten Sie vermeiden. Seien Sie einfach locker.
5. Formulieren Sie Maßnahmen: Am Ende des Gesprächs sollten Sie klare Maßnahmen festlegen, um die Zusammenarbeit zu verbessern oder Herausforderungen zu lösen. Also: Welche Aufgaben ergeben sich, und wer erledigt was konkret bis wann?

Mitarbeitergespräche: Vorbereitung ist für beide Seiten sinnvoll

Das Thema Vorbereitung ist natürlich nicht nur für Sie als Unternehmer oder Führungsverantwortlicher wichtig, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Ich halte nichts davon, Mitarbeiter einfach so zum Gespräch zu bitten – ich möchte, dass sie sich ebenfalls Gedanken machen und sich überlegen, welche Punkte ihnen am Herzen liegen.

Möglichkeiten, um das zu gewährleisten, gibt es zahlreiche. Wir arbeiten bei der Limbeck Group mit einem Formular, dass jeder Mitarbeiter zusammen mit der Termineinladung zum Performance Dialog erhält. Dort werden folgende Dinge eingetragen:

• Meine Erwartungen an das Gespräch
• Was möchte ich persönlich erreichen und/oder verändern
• Wann? Meine Ziele für die nächsten _ Wochen/Monate
• Welche Fragen/Wünsche habe ich allgemein?
• Ideen zur Verbesserung der Zusammenarbeit/Kritik

So führen Sie Mitarbeitergespräche

Sie haben sich gut vorbereitet und sich Gedanken darüber gemacht, welche Themen Sie ansprechen möchten? Sie haben Ideen, wie Ihr Teammitglied sich noch weiter entwickeln könnte? Und der Termin steht auch? Sehr gut!

Entscheidend ist, dass Sie im Gespräch jetzt nicht den Ablauf dem Zufall überlassen. Sonst laufen Sie schlimmstenfalls Gefahr, dass am Ende die Zeit knapp wird und Sie sich viel zu lange mit vergleichsweise unwichtigen Punkten aufgehalten haben. Für mich haben sich die folgenden Etappen beim Führen von Mitarbeitergesprächen bewehrt:

1. Offener Dialog: Lassen Sie den Mitarbeiter zuerst seine Perspektive darlegen, seine Fragen stellen oder Bedenken äußern. Hören Sie aktiv zu, machen Sie sich Notizen – und fallen Sie nicht ins Wort.
2. Feedback geben: Konzentrieren Sie sich auf konstruktives Feedback. Achten Sie darauf, positives Feedback für gute Leistungen zu geben und Verbesserungsmöglichkeiten respektvoll zu kommunizieren. Ich setze hier gerne auf das „Sandwich-Modell“: Erst ein Lob, dann konstruktive Kritik für etwas, dann wieder ein Lob. So ist Ihr Mitarbeiter wesentlich eher dazu bereit, die Kritik auch anzunehmen. Mehr zum Thema, wie Sie konstruktives Feedback geben, erfahren Sie in diesem Video.
3. Gemeinsame Ziele setzen: Definieren Sie im nächsten Schritt gemeinsam Ziele für die Zukunft. Was möchte der Mitarbeiter erreichen, welche nächsten Schritte sehen Sie für ihn? Entscheidend ist dabei, dass diese Ziele klar, erreichbar und messbar sind und Sie einen klaren Zeitrahmen vereinbaren. Mehr zum Thema Zielvereinbarungen erfahren Sie auch hier.
4. Entwicklungsplan erstellen: Falls der Mitarbeiter Schwächen hat oder seine Fähigkeiten ausbauen möchte, ist jetzt der richtige Moment, um Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zu besprechen. Gibt es beispielsweise bestimmte Seminare oder Coachings, die der Mitarbeiter besuchen möchte oder die Ihnen besonders geeignet erscheinen?
5. Motivation und Anerkennung: In meinen Augen ist es sehr wichtig, dass Sie während des gesamten Gesprächs Ihre Wertschätzung für die Arbeit des Mitarbeiters zum Ausdruck bringen. Gerne auch schon zu Anfang, auf jeden Fall, nachdem Sie gemeinsam die nächsten Ziele und Schritte festgelegt haben. Anerkennung und Motivation sind entscheidend für die Mitarbeiterbindung und die Steigerung der Produktivität.
6. Dokumentation: Halten Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs schriftlich fest, einschließlich vereinbarter Ziele und Maßnahmen. Dies dient als Referenz für zukünftige Gespräche und sorgt für Transparenz.
7. Nachverfolgung: Verfolgen Sie den Fortschritt in Bezug auf die besprochenen Ziele und Maßnahmen. Planen Sie dazu regelmäßige kurze Folgegespräche, um den Verlauf zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Vorteile regelmäßiger Mitarbeitergespräche

Wenn Sie sich an diese Spielregeln halten, werden Sie schon bald merken, dass Mitarbeitergespräche alles andere als unangenehm sind, sondern Sie dabei unterstützen, eine offene und transparente Kommunikation mit Ihrem Team zu etablieren und Herausforderungen, Bedenken ebenso wie Erfolge zu besprechen.

Außerdem sollten Sie die Wirkung auf Ihr Team nicht unterschätzen: Wenn Ihre Mitarbeiter merken, dass es keinen Grund gibt, vor diesen Terminen nervös zu sein oder gar Angst zu haben, werden die Gespräche auch deutlich entspannter werden. Sparen Sie nicht mit Lob, sondern lassen Sie Ihre Mitarbeiter spüren, wie sehr Sie sie und ihre Arbeit schätzen! Auf diese Weise werden Mitarbeitergespräche auch zu einem wichtigen Baustein in Sachen Motivation und Mitarbeiterbindung.

Zusammenfassend tragen regelmäßige Mitarbeitergespräche dazu bei, eine positive Arbeitskultur zu fördern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, die Leistung zu verbessern – und so letztendlich das gesamte Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Wenn Sie also noch keine Termine für die nächsten Gespräche gemacht haben, sollten Sie jetzt direkt zum Kalender greifen und die nächsten Dialoge terminieren!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Glück auf!

Ihr Martin Limbeck

Die wichtigsten Fragen zum Thema Mitarbeitergespräche führen

Warum Mitarbeitergespräche führen?

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Führungsinstrument, das dazu beiträgt, eine positive Arbeitskultur ebenso wie den Austausch auf Augenhöhe im Unternehmen zu fördern. Langfristig sorgen regelmäßige Feedbackgespräche dafür, dass die Teammitglieder insgesamt zufriedener und motivierter sind.

Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?

Regelmäßige Mitarbeitergespräche vertiefen das gegenseitige Verständnis von Mitarbeitern und Führungskräften und sorgen für eine effektive und motivierte Zusammenarbeit.

Sind jährliche Mitarbeitergespräche Pflicht?

Gesetzlich festgelegt sind Mitarbeitergespräche nicht – das ist auch gar nicht nötig. Schließlich ist es im gegenseitigen Interesse von Mitarbeitern und Führungskräften, sich über den Status Quo auszutauschen, neue Ziele abzustecken und Feedback zu geben. Einmal jährlich ist dabei eher das absolute Minimum.

Wie oft sollte man Mitarbeitergespräche führen?

Mitarbeitergespräche sollten mindestens einmal im Jahr stattfinden. Wie oft darüber hinaus sinnvoll ist, hängt von der Größe des Unternehmens und der Teams ab. Hier ist es sinnvoll, wenn Führungskräfte individuell entscheiden. Zweimal jährlich Mitarbeitergespräche zu führen ist ratsam, da dann bereits beurteilt werden kann, inwiefern die Vereinbarungen aus dem vorherigen Gespräch umgesetzt worden und welche Fortschritte es hinsichtlich vereinbarter Ziele gibt.

Wer führt Mitarbeitergespräche?

Mitarbeitergespräche führt in der Regel der direkte Vorgesetzte. Bei diesen Dialogen gilt meistens das Vier-Augen-Prinzip, das Gespräch findet ohne weitere Teilnehmer statt. Eine mögliche Ausnahme sind Konfliktgespräche, wo die beteiligten Parteien und gegebenenfalls auch noch ein Mediator anwesend sind.