Hand aufs Herz: Welche Termine dominieren Ihren Kalender? Stehen dort jede Menge Kundentermine, gefolgt von Slots, die Sie sich für die Akquise geblockt haben? Schön wäre es. Stattdessen vermute ich, dass Sie um einen ganzen Haufen Meetings herum mit Ihren To-dos Tetris spielen müssen, um überhaupt Ihre eigentliche Arbeit zu schaffen. Was jeder von uns dazu beitragen kann, um Meetings im Vertrieb wieder effizienter zu gestalten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Keine Meetings mehr ohne Sinn und klaren Zeitrahmen!

Keine Frage, Meetings sind per se notwendig, um sich zu wichtigen Themen innerhalb der Vertriebsmannschaft auszutauschen. Auch verschiedene Kundenprojekte machen es immer wieder notwendig, beispielsweise mit der Produktentwicklung, dem Marketing oder sonstigen Kollegen in Abstimmung zu gehen. Doch egal ob vor Ort im Office oder Remote – Meetings sind echte Zeitfresser, solange sie ad hoc und ohne klare Regeln einberufen werden.

Nehmen wir mal an, Sie sitzen nur zwei Stunden wöchentlich in Meetings. Gemeinsam mit Ihren neun Kollegen im Sales. Pro Woche sind das dann schon 20 Arbeitsstunden, in denen nicht aktiv am Umsatz gearbeitet wird. Und im Laufe eines ganzen Jahres kommen so Arbeitsstunden in Höhe eines fünfstelligen Eurobetrages zusammen, die verpuffen. Und vermutlich können Sie sich glücklich schätzen, wenn Sie zu denen gehören, die „nur“ zwei Stunden Meetings pro Woche haben. Es ist eine unglaubliche Zeit- und Ressourcenverschwendung, was da in vielen Unternehmen im Vertrieb passiert.

Die gute Nachricht: Das muss nicht so bleiben. Auch bei uns hatte ich vor allem während der Corona-Pandemie das Gefühl, dass die Summe unproduktiver Meetings geradezu explodiert ist. Infolgedessen haben wir uns intern überlegt, wie wir das ändern können – das Ergebnis sind die folgenden fünf Punkte, die sich seitdem bewährt haben.

Fünf Tipps für zeitschonendere und effizientere Meetings

1. Muss ich dabei sein? Meine Erfahrung ist, dass viele Meetings viel zu aufgeblasen sind. Unter anderem, weil Mitarbeiter dabei sind, die es eigentlich gar nicht bräuchten. Und nur dabeisitzen, um entweder einen guten Eindruck zu machen oder sich selbst für unentbehrlich halten. Sagen Sie Ihre Teilnahme ab, wenn Sie selbst schon erkennen, dass es Ihnen außer einer Tasse Kaffee mit den Kollegen nichts bringt.
2. Zeit begrenzen: Je länger, desto wichtiger? Das halte ich für absoluten Blödsinn. Viel effizienter ist es doch, die wichtigsten Punkte zu besprechen – und dann sofort in die Umsetzung zu gehen. Mit meinem Sales-Team habe ich jeden Montag ein Wochenstart-Meeting, was maximal 15 Minuten dauert.
3. Nicht an Terminen festhalten: Sie haben sich mit Kollegen einen wiederkehrenden Termin eingestellt, um regelmäßig über Updates zu sprechen, beispielsweise die Akquise in einer bestimmten Branche oder für ein konkretes Produkt? Das macht Sinn, um das Ziel im Auge zu behalten und die Strategie, wenn nötig, nachzusteuern. Wenig sinnvoll ist, diese Termine „abzusitzen“, wenn es eigentlich nichts Neues gibt. Dann lieber canceln und die gewonnene Zeit zum Verkaufen nutzen!
4. Nicht von Anfang bis Ende: Sie sind zu einem großen Meeting eingeladen worden, um über den Fortschritt bei der Zusammenarbeit mit einem bestimmten Kunden zu sprechen? Auch das ist kein Grund, dass Sie die komplette Zeit absitzen, wenn sonst nur Themen besprochen werden, die Sie nicht weiterbringen. Grundsätzlich sollte jeder Teilnehmer selbst entscheiden können, wann und wie lange er teilnimmt.
5. Agenda: Welche Themen sollen besprochen werden – und mit welchem Ziel? Gerade wenn Sie viele „gelbe“ Kollegen haben, ist es wichtig, dem Meeting Struktur zu geben. Sonst wird nur viel geredet, Meinungen ausgetauscht – und am Ende sind alle genauso schlau wie vorher. Es ist zudem sinnvoll, aktuelle Themen vorher zu sammeln, nicht erst zu Beginn des Meetings. Wir haben zum Beispiel ein Dokument in unserem MS Teams, auf das alle Zugriff haben und notieren können, worüber sie beim nächsten Sales-Meeting sprechen wollen.

Natürlich bin ich mir bewusst darüber, dass sich diese Tipps nicht für jeden Vertrieb und jede Branche 1:1 umsetzen lassen. Betrachten Sie diesen Beitrag daher auch einfach als Impuls, die Meetingkultur in Ihrem Sales-Team kritisch unter die Lupe zu nehmen und zu verändern. Damit aus Zeitfressern wieder Produktivitätsbooster werden.

Ich wünsche Ihnen bei der Umsetzung viel Erfolg und Glück auf!

Ihr Martin Limbeck