Der Termin steht seit drei Wochen im Kalender. Zwanzig Minuten vorher überfliegt der Verkäufer auf dem Parkplatz noch schnell die Website des Kunden. Das Gespräch läuft dann „ganz okay“. Freundlich, sachlich, angenehm. Und endet mit „Schicken Sie mir doch mal was“. Kann so laufen – muss es jedoch nicht! Die Vorbereitung auf das Verkaufsgespräch ist der Teil Ihrer Arbeit, den der Kunde nie zu sehen bekommt – und den er trotzdem in den ersten fünf Minuten spürt. Wir stellen in Trainings immer wieder fest: Zwischen einem Gespräch, das versandet, und einem Gespräch, das trägt, liegen selten ein Grat an unterschiedlichen rhetorischen Fähigkeiten. Entschieden wird über die Vorbereitung. Und zwar die faktische ebenso wie die mentale.
Recherche ist der Anfang des Verkaufs, kein Vorgeplänkel
Wir haben dafür einen eigenen Begriff in unseren Seminaren definiert: die sogenannte ZDF-Recherche. Kurz für Zahlen, Daten, Fakten. Der Gedanke dahinter ist simpel: Wer die Zahlen seines Kunden kennt, stellt andere Fragen. Und wer andere Fragen stellt, bekommt andere Antworten.
Es beginnt bei den Basics, die im Alltag am häufigsten untergehen: Wo findet das Gespräch statt? Womit und über welche Route kommen Sie dahin? Wann starten Sie, um bei der aktuellen Verkehrslage pünktlich dort zu sein? Und vor allem: Wie viel Zeit haben Ihr Kunde und Sie?
Unser Praxistipp: Fahren Sie nur zu einem Termin, bei dem klar ist, wie viel Zeit Sie haben. Pünktlichkeit ist dabei mehr als Benehmen. Sie ist die erste Wertschätzung, die beim Kunden ankommt – lange bevor Sie den ersten Satz sagen.
Zahlen, Daten und Fakten zum Kunden
Diese Punkte sollten Sie vor jedem qualifizierten Erstgespräch recherchieren:
- Betriebswirtschaftliche Kennzahlen, Rechtsform, Mitarbeiterzahl und Standorte
- Führungskräfte und Verantwortlichkeiten – wer entscheidet worüber?
- Positionierung am Markt und die relevanten Marktbegleiter
- Leistungsspektrum: Produkte und Dienstleistungen
- Was die Fachpresse aktuell schreibt: z.B. über geplatzte Deals, anstehende Fusionen, Durchbrüche in der Forschung
- Bestehende Geschäftsbeziehungen zu Ihren Marktbegleitern
Dazu kommt der Gesprächspartner selbst: vollständiger Name, Titel, beruflicher Hintergrund, Position, Kompetenz, Entscheidungsspielraum. Welche Zielsetzung bringt er mit, welche Erwartung hat er an diesen Termin?
Noch ein Praxistipp: Sehen Sie sich die verfügbaren Bilder Ihres Gesprächspartners an. Ein Gesicht, das Sie wiedererkennen, nimmt der ersten Minute die Unsicherheit. Und ja – Ihr Gegenüber wird bemerken, ob Sie ihn direkt erkennen oder nicht.
Stärken und Schwächen – hier liegt das eigentliche Gold der Vorbereitung
Noch etwas, was Sie im Kundengespräch nach vorne bringen wird, ist das Wissen über die Stärken und Schwächen eines Unternehmens. Schauen Sie also nicht nur auf die Website, wo sich natürlich in den schönsten Farben präsentiert wird – sondern auch hinter die Fassade. Die „starken Stärken“ sagen Ihnen, worauf Ihr Kunde stolz ist – und womit Sie ihn erreichen. Die „schwächeren Stärken“ sagen Ihnen, wo er selbst spürt, dass mehr drin ist. Ein Verkäufer, der beides benennen kann, führt ein anderes Gespräch als einer, der nach dem Bedarf fragt und auf eine Antwort hofft.
Welche Quellen wirklich tragen
Google ist der Anfang, selten jedoch das Ende. Unserer Erfahrung nach helfen Ihnen diese Quellen in der Praxis besonders bei Ihrer Recherche:
- Geschäftsbericht und Bundesanzeiger für die belastbaren Zahlen statt der Hochglanz-Selbstdarstellung
- Fachpresse und Branchenmedien für das, was sich gerade bewegt
- LinkedIn und XING für Verantwortlichkeiten, Wechsel und die Themen, die Ihr Gesprächspartner selbst setzt
- Ihr eigenes CRM – bei Bestandskunden die wichtigste Quelle überhaupt
- Ihr Netzwerk – Fragen Sie nicht nur Google, sondern überlegen Sie, wer Sie mit wertvollen Informationen versorgen kann und möchte
Gerade der letzte Punkt wird von vielen Verkäufern unterschätzt. Wenn zu einem Termin weitere Vertreter des Kundenunternehmens dazukommen, fragen Sie Ihren bekannten Ansprechpartner schlicht: „Wie sind die denn so? Eher dominant, eher zurückhaltend? Mit welchen Erwartungen kommen sie in dieses Gespräch?“ Bei einer ordentlichen Beziehung bekommen Sie darauf bereitwillig Auskunft – und gehen mit einem Vorsprung ins Gespräch, den Ihnen keine Suchmaschine der Welt liefern kann.
Bei Bestandskunden gilt zusätzlich: Prüfen Sie die eigene Historie. Sind alle Rechnungen bezahlt? Wann gab es die letzte Reklamation? Sind Bestellungen offen? Hat Ihr Haus schon einmal etwas auf Kulanz gemacht? Sie möchten schließlich nicht ins Fettnäpfchen treten, dass Sie beispielsweise erst vor Ort beim Termin erfahren, dass seit Wochen eine ungelöste Reklamation für Ärger sorgt. Ein gestammeltes „Das müssen wir intern klären“ rettet Sie dann auch nicht mehr.
Aus Informationen wird erst durch Verwertung eine Strategie
Recherche ohne Verwertung ist Beschäftigungstherapie. Klingt hart, ist jedoch die Wahrheit. Deshalb folgt auf das Sammeln immer der zweite Schritt: Ziel und Strategie klarziehen.
Definieren Sie Ihr Ziel für dieses Gespräch und Ihre Teilziele. Falls es diesmal noch zu keinem Auftrag kommt: Welchen Meilenstein nehmen Sie auf jeden Fall mit? Idealerweise haben Sie verbindliche Vereinbarungen über das weitere Vorgehen getroffen und einen Folgetermin vereinbart.
Daraus ergibt sich der Rest fast von selbst: Wie ermitteln Sie den Bedarf? Wie finden Sie die Kaufmotive und darunter das dominierende? Welches Outfit, welche Unterlagen? Und vor allem: Welche Fragen und Formulierungen bereiten Sie für jede Station des Gesprächs vor – Einstieg, Bedarfsanalyse, Nutzenargumentation, Einwände, Preis, Abschluss? Auch spontane Typen profitieren hier. Ihr erster Satz prägt den Eindruck beim Kunden. Müde Anfänge wie „Wir hatten ja am Telefon gesprochen“ verschenken genau diesen Moment.
Erfolg entsteht zwischen den Ohren: Schreiben Sie Ihr Drehbuch!
Damit ist die faktische Hälfte erledigt. Jetzt kommt die Vorbereitung, die im Alltag am häufigsten ausfällt: die für Ihren Kopf.
Denn es ist nicht wichtig, in welchem Zustand der Kunde ist. Wichtig ist, in welchem Zustand Sie sind. Kunden kaufen bei Menschen, die an ihre eigene Lösung glauben. Diesen Zustand dem Zufall zu überlassen, ist die teuerste Sparsamkeit im Vertrieb.
Unser Tipp, wie Sie sich bestmöglich vorbereiten: Visualisieren Sie das bevorstehende Verkaufsgespräch wie einen Film, für den Sie selbst das Drehbuch schreiben und als Regisseur hinter der Kamera stehen. Sie drehen ihn am Tag vor dem Termin in Ihrem Kopf. Titel: „Wie ich das Verkaufsgespräch optimal führe und erfolgreich zum Abschluss bringe.“
Sehen Sie sich, wie Sie das Gebäude betreten. Wie Sie Ihren Kunden begrüßen, mit welchem Satz Sie auf ihn zugehen, wie sich sein Händedruck anfühlt. Szene für Szene: Eröffnung, Bedarfsanalyse, Nutzenargumentation, Einwandbehandlung, Preisgespräch, Zahlungsmodalitäten, Abschlussfrage, Unterschrift, Verabschiedung. Gehen Sie dabei durch alle Sinneskanäle – sehen, hören, fühlen.
Der Zweck ist dabei ein anderer, als viele vermuten. Es geht um Souveränität bei Überraschungen. Ihr Kunde lässt Sie warten. Plötzlich sitzt ein weiterer Entscheider mit am Tisch. Statt einer Stunde bleiben vierzig Minuten. Wer ein Drehbuch im Kopf hat, improvisiert in einzelnen Szenen und findet trotzdem zum Handlungsstrang zurück. Wer ohne Drehbuch kommt, verliert den Faden.
3-Sterne-Strategie: Mit dem Besten rechnen
Für die letzten Minuten vor dem Termin gibt es noch eine Strategie, die wir Ihnen an die Hand geben wollen: die 3-Sterne-Strategie.
Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde hat längst gekauft, setzt Ihre Lösung seit Monaten ein und ist hochzufrieden. Er hat Sie aus Dankbarkeit in ein 3-Sterne-Restaurant eingeladen. Ein Gang folgt auf den nächsten, und zum Dessert erhebt er das Glas auf Sie und den Abschluss. Wofür bedankt er sich? Was hat sich in seinem Geschäft verändert, seit er mit Ihnen arbeitet? Je detaillierter dieses Bild wird, desto besser Ihre Stimmung und desto sicherer Ihre Gesprächsführung.
Dazu kommt die Haltung gegenüber Ihrem Gesprächspartner. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit bewusst auf die guten Seiten Ihres Kunden. Aus „Der Kunde ist arrogant“ wird „Der Kunde ist vorsichtig und braucht Zeit, um Vertrauen aufzubauen“. Aus „Der Kunde unterbricht mich dauernd“ wird „Der Kunde steht unter Zeitdruck und braucht es noch mehr auf den Punkt“. Dieselbe Beobachtung, eine andere Interpretation – und ein völlig anderer Gesprächsverlauf.
Und schließlich der Blick auf sich selbst. Machen Sie sich Ihre eigenen Stärken bewusst, bevor Sie losfahren: Welche drei Gespräche sind Ihnen zuletzt richtig gut gelungen? Was genau haben Sie dort getan? Nur der Begeisterte begeistert. Diese Begeisterung kommt selten aus dem Produkt allein. Sie kommt aus der Gewissheit, dass Sie Ihr Handwerk beherrschen.
Fazit: Die halbe Miete zahlen Sie mit der Vorbereitung
Gute Vorbereitung ersetzt kein Können. Sie macht Können erst sichtbar. Wer die Zahlen seines Kunden kennt, stellt die besseren Fragen. Wer sein Ziel kennt, führt statt zu reagieren. Und wer seinen Kopf vorbereitet, hält den Moment aus, in dem es im Gespräch eng wird. Faktisch und mental – beides zusammen ergibt die halbe Miete. Die andere Hälfte holen Sie sich im Gespräch.
Unser Tipp für Sie: Nehmen Sie sich für Ihren nächsten wichtigen Termin dreißig Minuten. Fünfzehn für die Fakten, zehn für Ziel und Fragen, fünf für Ihr Drehbuch. Sie werden den Unterschied in der ersten Minute des Verkaufsgesprächs merken.
Sie möchten, dass Ihr Team diese Vorbereitung auf Kundengespräche verlässlich und einheitlich beherrscht, statt nach Tagesform zu agieren? Genau daran arbeiten wir in unseren Trainings – mit echten Kundensituationen aus Ihrem Vertriebsalltag. Lassen Sie uns darüber sprechen, wo Ihr Vertrieb heute steht.
Viel Erfolg und Glück auf!
Ihr Team der Aureum Limbeck GmbH