Vorzimmerdrache. Weibliche Firewall. Zugbrücke in die Burg des Chefs. Abfangjäger. Graue Eminenz. Abteilungssirene. Xanthippe. Für kaum eine Mitarbeiterin im Unternehmen gibt es so viele mehr oder weniger freundliche Synonyme wie für die Assistentin des Vorstands, Geschäftsführers, Abteilungs-, Projekt- oder Teamleiters.

Mit der passenden Vorbereitung ist die Assistentin kein Hindernis

Auch für Verkäufer kann sie zu einem unüberwindbaren Bollwerk werden. Nur nicht für die, die sich auf das Akquisetelefonat vorbereiten und sich dabei auch eine passende Gesprächsstrategie für das Vorzimmer überlegen. Denn die Assistentin ist eine berechenbare Größe.

Entscheidend ist, dass Sie sie von Ihrer Sympathie und/oder von Ihrer Wichtigkeit überzeugen. Sympathie bedeutet zweierlei: Dass Sie ihr im Telefonat sympathisch sind und dass sie Ihre Sympathie für sich spürt.

Wichtigkeit heißt: dass Sie für ihren Chef so wichtig sind, dass sie Sie durchstellt, weil sie sonst eins auf den Deckel bekommt. Für AssistentInnen gilt ebenso wie für Ihre Kunden: Haben Sie sie als Mensch für sich gewonnen, gewinnen Sie sie auch für Ihre Sache!

Sympathiestrategie: Gewinnen Sie die Assistentin für eine Zusammenarbeit, solidarisieren Sie sich mit ihr. Loben Sie die Assistentin als die Zeitmanagementexpertin ihres Chefs: »Frau …, Sie kennen den Terminkalender von Herrn … doch besser als er selbst, hab ich recht? Damit wir uns nicht wieder verpassen, lassen Sie uns doch zusammen einen Termin finden, an dem ich ihn ans Telefon bekomme. Wie schaut es denn am Dienstag um 10 Uhr aus?«

Wichtigkeitsstrategie 1: Klare Kommunikation kommt bei der Assistentin gut an

Dieser Einstieg beeindruckt die Assistentin, denn Sie bringen Ihr Anliegen sofort auf den Punkt: »Guten Tag, Frau … Verbinden Sie mich bitte mit Peter Müller. Seien Sie so freundlich und sagen Sie ihm, dass … am Telefon ist!« Sprechen Sie zügig, klar und unmissverständlich, ohne zu stammeln oder sich zu verhaspeln, dennoch freundlich und verbindlich. Ihr Selbstbewusstsein ist so deutlich für die Assistentin, dass es aus ihrem Hörer tropft.

Wichtigkeitsstrategie 2: Vermitteln Sie der Assistentin Dringlichkeit

Sie vermitteln der Assistentin den Eindruck, dass es sich bei dem Anruf um eine so dringende Angelegenheit handelt, dass sie keinerlei Aufschub duldet: »Bitte legen Sie Herrn … doch eine Notiz auf den Tisch. Mein Name ist … Es geht um …« Fragen Sie die Assistentin nach der besten Gelegenheit, wann ihr Chef am besten zu erreichen ist oder – besser noch – schlagen Sie selbst einen Termin vor!

Wichtigkeitsstrategie 3: Stellen Sie die richtigen Fragen

Sprechen Sie die Assistentin an, als sei sie die Entscheidungsperson. Stellen Sie ihr eine Frage, die natürlich nur der Entscheider beantworten kann, weil dafür spezielles Know-how notwendig ist. Da die Assistentin die Frage nicht beantworten kann, bleibt ihr nichts anderes übrig, als Sie mit ihrem Chef zu verbinden.

Diesen Strategien widerstehen nur sehr resolute Assistentinnen.

Egal, welche Strategie Sie wählen: Fragen Sie auch immer nach der Durchwahlnummer des Chefs!