E-Mails gehören für viele Unternehmen zu den Standardwerkzeugen im Vertrieb. Doch während die Postfächer von Entscheidungsträgern überquellen, hat sich parallel dazu in den letzten Jahren eine andere Form der Kommunikation zur neuen Normalität entwickelt: Messenger-Dienste wie WhatsApp, Signal, Telegram oder auch Business-Lösungen wie Microsoft Teams oder Slack. Was im privaten Bereich längst selbstverständlich ist, setzt sich zunehmend auch im B2B-Vertrieb durch. Die Frage lautet daher nicht mehr ob, sondern wann und wie Messenger die klassische E-Mail verdrängen werden.
Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, wie Ihr Vertrieb durch den Einsatz von Messengern profitieren könnte? In diesem Artikel beleuchten wir, warum Sie die Chancen dieser Entwicklung nutzen sollten, welche Tools sich eignen – und auch, worauf Sie bei Datenschutz und Organisation achten müssen.
Ein Blick nach Asien: Zukunftsmusik oder längst Realität?
Wer einmal nach China, Japan oder Südkorea blickt, erkennt schnell: Während in Europa die E-Mail nach wie vor als primäres Kommunikationsmittel gilt, ist sie in großen Teilen Asiens praktisch bedeutungslos geworden. Plattformen wie WeChat, LINE oder KakaoTalk sind dort die Allzweckwaffen für Kommunikation – sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Kontext.
Was hierzulande noch für Verwunderung sorgt, ist dort längst Alltag: Termine, Angebote, Abstimmungen, ja sogar Vertragsabschlüsse laufen nahezu ausschließlich über Messenger. Die Gründe liegen auf der Hand: Geschwindigkeit, Einfachheit und die allgegenwärtige Verfügbarkeit dieser Kanäle machen sie im Vergleich zur E-Mail unschlagbar.
Europa hinkt zwar noch etwas hinterher – doch wir sind überzeugt davon, dass wir diese Entwicklung auch hierzulande erleben werden. Je eher Sie Ihren Vertrieb darauf vorbereiten, desto besser sind Sie für die Zukunft gerüstet.
Messenger vs. E-Mail: Ein klarer Vergleich
Die Unterschiede zwischen Messenger und E-Mail sind auf den ersten Blick deutlich – und im Alltag Ihrer Kunden noch viel spürbarer. Während E-Mails häufig erst nach Stunden oder gar Tagen beantwortet werden, liegt die durchschnittliche Reaktionszeit bei Messengern im Minutenbereich. Push-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Nachrichten fast immer sofort gelesen werden, während E-Mails in überfüllten Postfächern leicht untergehen.
Auch die Art der Kommunikation unterscheidet sich deutlich: Eine E-Mail ist meist formal, mit Anrede, Signatur und längeren Textblöcken. Messenger hingegen leben von kurzen, prägnanten Botschaften und einer dialogorientierten Struktur. Statt Monolog entsteht ein echter Austausch.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Nutzung von Medien: Während Dokumente und Bilder per E-Mail immer als Anhang verschickt werden müssen und oft nur eingeschränkt nutzbar sind, lassen sich in Messengern Fotos, Videos, Sprachnachrichten oder Standortinformationen direkt in die Unterhaltung integrieren.
Hinzu kommt die Nähe zum Kunden: Eine E-Mail wird oftmals als distanziert und »offiziell« wahrgenommen. Eine Messenger-Nachricht dagegen kommt persönlicher und direkter an – und trifft Ihre Kunden dort, wo sie ohnehin aktiv sind.
Natürlich hat die E-Mail weiterhin ihre Berechtigung, etwa wenn es um ausführliche Kommunikation oder die formelle Dokumentation von Vorgängen geht. Doch wenn es um Schnelligkeit, Nähe und Kundenorientierung geht, spielen Messenger ihre Stärken voll aus.
Einsatzmöglichkeiten im Vertrieb
Messenger sind natürlich keine Ersatzlösung für jede Form der Geschäftskommunikation, aber ein äußerst wertvoller Zusatzkanal im modernen Vertrieb. Typische Einsatzszenarien sind:
Lead-Generierung: Über WhatsApp-Widgets auf Ihrer Website können Interessenten direkt Kontakt aufnehmen – ohne Umwege und Barrieren. Auch im Recruitingbereich können Sie davon profitieren.
Terminvereinbarungen: Schneller und flexibler als per E-Mail, da beide Seiten sofort reagieren können.
Angebotsnachverfolgung: Statt im Postfach unterzugehen, erhalten Kunden Erinnerungen direkt aufs Handy.
Service & After Sales: Fragen oder Reklamationen lassen sich unkompliziert klären, oft mit Fotos oder Sprachnachrichten.
Content-Distribution: Studien, Whitepaper oder Eventeinladungen lassen sich direkt teilen und erreichen Ihre Kunden dort, wo sie aktiv sind.
Richtig eingesetzt, kann der Messenger so zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Und das gerade in Zeiten, in denen Reaktionsgeschwindigkeit und Kundenerlebnis über den Erfolg entscheiden.
Welche Tools bieten sich an?
Nicht jeder Messenger ist gleichermaßen für den Vertrieb geeignet. Entscheidend ist, dass Sie sowohl die Bedürfnisse Ihrer Kunden als auch rechtliche Anforderungen berücksichtigen. Hier ein Überblick über gängige Optionen:
WhatsApp Business: Ideal für den Einstieg, mit Business-Profil, Schnellantworten und automatisierten Begrüßungen.
Telegram: Beliebt bei technikaffinen Zielgruppen, gut geeignet für Broadcast-Nachrichten.
Signal: Starker Fokus auf Datenschutz und Verschlüsselung – sinnvoll bei sensiblen Branchen.
Microsoft Teams / Slack: Eher für die interne Kommunikation im Unternehmen und B2B-Kollaborationen, aber auch mit Kunden nutzbar.
Spezialisierte B2B-Lösungen wie MessengerPeople oder HubSpot-Integrationen: Hier lässt sich die Kommunikation direkt ins CRM einbinden und professionell steuern.
Zustimmung & Datenschutz: Das müssen Sie beachten
Messenger im Vertrieb einzusetzen, bedeutet auch, rechtliche Rahmenbedingungen im Blick zu behalten. Vor allem der Datenschutz spielt hier eine zentrale Rolle. Die DSGVO schreibt vor, dass Sie für die Kontaktaufnahme über Messenger die Zustimmung Ihrer Kunden benötigen. Empfehlenswert ist daher:
Double-Opt-in: Lassen Sie Kunden aktiv bestätigen, dass sie über Messenger kontaktiert werden möchten.
Transparenz: Kommunizieren Sie klar, wofür Sie den Kanal nutzen und wie oft Sie Nachrichten versenden.
Trennung von privat & geschäftlich: Nutzen Sie konsequent Business-Accounts, um eine klare Abgrenzung sicherzustellen.
So schaffen Sie Vertrauen und vermeiden rechtliche Stolperfallen.
Da es so wichtig ist, möchten wir auf den letzten Punkt nochmal genauer eingehen: Einer der größten Fehler, den viele Unternehmen machen, ist die Nutzungen von privaten Messenger-Accounts im Vertrieb. Das ist auf den ersten Blick praktisch, keine Frage. Doch sowohl datenschutzrechtlich als auch organisatorisch kann es dadurch zu Problemen kommen.
Die Lösung: Business-Profile und klare Regeln. Mit WhatsApp Business oder vergleichbaren Tools haben Sie die Möglichkeit, ein offizielles Unternehmensprofil anzulegen, automatische Antworten zu hinterlegen und die Kommunikation professionell zu gestalten. Zudem behalten Sie so die volle Kontrolle über die Kundendaten – und stellen sicher, dass die Kommunikation nicht von einzelnen Mitarbeitern abhängt.
Fazit: Jetzt handeln, bevor andere es tun
Messenger sind längst mehr als nur ein Trend. Sie sind die logische Weiterentwicklung der digitalen Kommunikation – schnell, direkt und kundennah. Während E-Mails leicht übersehen werden, bietet der Messenger Ihnen die Chance, Ihre Kunden dort zu erreichen, wo ihre Aufmerksamkeit tatsächlich liegt.
Für Sie als Unternehmer oder Vertriebsleiter bedeutet das:
- Prüfen Sie, welche Messenger-Kanäle Ihre Zielgruppe bereits nutzt.
- Entwickeln Sie klare Prozesse für den Einsatz im Vertrieb.
- Achten Sie auf Zustimmung und Datenschutz.
- Schulen Sie Ihr Team im professionellen Umgang mit Messenger-Kommunikation.
So machen Sie den nächsten Schritt hin zu einem modernen, zukunftsfähigen Vertrieb – bevor es Ihre Marktbegleiter es tun. Denken Sie daran, im Vertrieb geht es immer um eins: Nähe zum Kunden. Messenger bieten genau das – unkompliziert, schnell und persönlich. Also nutzen Sie diese Chance, um Ihre Vertriebsmannschaft zu beschleunigen und Ihre Kundenbeziehungen zu stärken!
Sie möchten Ihr Vertriebsteam fit für die Zukunft machen? Lassen Sie uns darüber sprechen, welche weiteren Prozesse neben der Einführung von Messengern Ihre Kundenkommunikation erleichtern und beschleunigen!
Jetzt unverbindlichen Termin vereinbaren >>>
Viel Erfolg und Glück auf!
Ihr Team der Limbeck Group